Notion vs. Trello vs. Asana 2025: 나에게 맞는 툴은 무엇일까?

Notion, Trello, Asana는 모두 널리 사용되는 대표적인 협업 도구이지만, 각각의 구조와 사용 방식에는 뚜렷한 차이가 있다. 이 글은 생산성 툴을 처음 사용하려는 개인, 팀워크가 필요한 프리랜서, 효율적인 워크플로우를 고민하는 소규모 팀에 도움이 될 것이다. 각 툴의 핵심 기능과 장단점을 알아보고, 사용자 유형에 따라 어떤 툴이 적합한지에 대해 알아본다. 
 

Notion이 좋은 이유는? 문서 정리와 통합 워크플로우의 강점

 

주요 특징

• 페이지 구조 내에 텍스트, 이미지, 표, 데이터베이스를 자유롭게 배치 가능
• 다양한 뷰(테이블, 캘린더, 보드, 갤러리 등)를 지원하여 동일한 정보를 다양한 방식으로 시각화
• 템플릿, 관계(Relation), 롤업(Rollup) 기능으로 고도화된 정보 연결 구조 생성 가능

 

장점

1. 모든 정보를 한 곳에 연결할 수 있는 통합성
   업무 문서, 일정, 회의록, 업무 기록까지 하나의 워크스페이스 내에서 구성할 수 있어
   별도의 앱을 오가야 하는 비효율이 사라진다.
2. 강력한 데이터베이스 기능
   필터, 정렬, 태그, 관계형 필드 등을 통해 정보를 구조적으로 정리 가능.
   예: '이번 주 업무', '완료된 작업'만 추출해서 보여주기
3. 템플릿 자동화 기능
   반복되는 작업 구조를 템플릿으로 저장해 시간 절약.
   예: 매주 회의록, 독서 기록, 과제 제출 체크리스트 등
4. 높은 커스터마이징 자유도
   본인의 업무 방식에 맞춰 워크스페이스를 설계할 수 있어 유연성이 뛰어남.

 

단점

1. 복잡한 협업에는 구조적 한계
   승인, 역할 기반 권한, 일정 간 의존성 설정 등은 미흡하여
   다단계 팀워크가 필요한 프로젝트에는 부족할 수 있다.
2. 실시간 협업 알림 기능이 제한적
   슬랙, 이메일 등 외부 알림과의 통합은 가능하지만,
   Trello나 Asana에 비해 내장된 협업 피드백 루프는 약하다.
3. 설계 자유도가 높아, 잘못 설계하면 오히려 비효율
   명확한 워크플로우 없이 쓰기 시작하면
   정보가 중복되거나 정리가 어려워지는 문제가 발생할 수 있다.

 
Notion은 하나의 툴로 문서 작성, 일정 관리, 데이터 정리까지 모두 처리하고 싶은 사용자에게 최적화된 도구다. 특히 개인 생산성 중심 업무, 프리랜서, 소규모 팀에게 강력하지만, 대규모 협업 구조에는 한계가 있다.
 
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Trello는 왜 빠른 협업에 강할까? 단순함이 주는 속도

 

주요 특징

• Drag & Drop으로 작업 흐름을 쉽게 조정 가능
• 카드 내에 담당자 지정, 마감일 설정, 첨부파일, 체크리스트, 댓글 추가 가능
• Power-Up(확장 기능)으로 캘린더, 슬랙, 구글 드라이브, 자동화 등 연동 가능
• 모바일 앱도 직관적이며 빠름

 

장점

1. 초보자도 5분 내 사용 가능할 만큼 쉬운 UI
   로그인 후 바로 보드 생성 → 리스트 생성 → 카드 추가까지 매우 직관적이다.
   팀원 초대 및 협업 기능도 복잡한 설정 없이 가능하다.
2. 작업 흐름 시각화에 탁월
   칸반 방식이기 때문에 ‘해야 할 일 → 진행 중 → 완료’ 구조를
   시각적으로 한눈에 파악할 수 있다.
   디자이너, 마케팅 팀 등 빠른 작업 전환이 필요한 팀에 적합하다.
3. 가볍고 빠르며, 모바일 사용성도 우수
   웹/모바일 앱 모두에서 빠르게 로딩되고, 동기화 성능도 우수하다.
4. Power-Up 기능으로 확장성 확보 가능
   캘린더 뷰, 슬랙 연동, Google Calendar 연결 등
   업무 상황에 맞춰 기능을 추가할 수 있음

 

 

단점

1. 다단계 프로젝트엔 부적합
   카드 간 의존성 설정, 하위 태스크 구조(서브태스크), 역할 기반 승인 구조 등이 없음.
   일정 규모 이상에서 업무 구조가 복잡해지면 한계가 뚜렷해진다.
2. 카드 수가 많아질수록 관리 어려움 증가
   카드가 많아지면 찾기 어렵고, 보드의 가시성도 떨어진다.
   필터링/검색 기능이 있지만, Notion이나 Asana만큼 정교하지 않음.
3. 무료 플랜에서는 Power-Up 제약
   무료 계정에서는 보드당 Power-Up 1개 제한 (예: 캘린더 쓰면 자동화는 못 씀)
   여러 확장 기능을 쓰려면 유료 플랜 전환이 사실상 필수

 
Trello는 빠르게 협업 구조를 시작하고, 진행 상황을 시각화해야 하는 팀에게 매우 효과적이다. 디자인팀, 마케팅팀, 기획 초기 단계의 스타트업 등에 특히 적합하다. 그러나 업무 구조가 복잡하거나, 역할/승인/타임라인 같은 기능이 필요한 팀에는 부족한 점이 있다.
 

Asana는 어떤 팀에게 맞을까? 복잡한 프로젝트 관리에 특화

 

주요 특징

• 프로젝트 내 작업(Task)을 하위 작업(Subtask)으로 세분화하고, 각각에 담당자, 기한, 우선순위, 태그 지정 가능
• 의존성 설정(Dependency) 기능으로 선·후행 작업 흐름을 시각화
• 타임라인(Gantt Chart), 캘린더, 보드 뷰, 워크로드 뷰 등 다양한 시각화 방식 지원
• 자동화 기능으로 반복 작업 생성, 상태 변경 시 알림 전송 가능

Asana는 다수의 과제를 분할하고 책임자를 지정하여, 일정을 체계적으로 관리할 수 있는 팀 중심 프로젝트 관리 툴이다. 단순한 업무 공유를 넘어, 역할 분담, 의존 관계, 승인 흐름까지 명확히 설정할 수 있는 점이 가장 큰 강점이다. 특히 중대형 조직, 기획 중심 팀, 엔터프라이즈 환경에 잘 어울린다.

 

장점

1. 복잡한 프로젝트도 체계적으로 분해 가능
   각 작업을 하위 단위로 나누고, 역할·기한·우선순위를 명확히 설정할 수 있어
   업무 책임 소재가 명확해지고 일정 누락이 줄어든다.
2. 프로젝트 전반을 시각적으로 관리할 수 있는 뷰 제공
   타임라인(Gantt View)을 활용하면
   프로젝트 전체 일정과 작업 간 의존 관계를 시각적으로 파악 가능
3. 팀 단위 협업 기능이 정교함
   승인 요청, 작업 완료 알림, 팀별 필터링, 활동 피드 등
   실무에서 필요한 실시간 협업 요소들이 내장되어 있음
4. 워크로드 관리로 리소스 분배 최적화 가능
   각 팀원의 작업량을 시각화하여 과부하를 사전에 방지할 수 있음

단점

1. 기능이 많은 만큼, 러닝커브 존재
   프로젝트를 처음 만드는 과정에서 필수 입력 요소가 많고,
   팀원이 시스템에 익숙해지기까지 교육이 필요하다.
2. 자유도가 낮은 구조적 설계
   워크플로우가 명확히 잡힌 팀에는 유리하지만,
   비정형적이거나 실험적인 작업 환경엔 오히려 답답하게 느껴질 수 있다.
3. 문서 정리나 정보 관리에는 비효율적
   Notion처럼 자료를 체계적으로 아카이빙 하거나
   텍스트 중심 정보 정리에는 약함.
   프로젝트 외의 콘텐츠 관리까지 하려면 별도의 도구가 필요하다.

 
Asana는 구성원이 많고, 작업 흐름이 복잡하며, 일정과 역할 관리가 핵심인 팀에게 적합하다. 기획자, PM, 운영팀 등 프로세스 중심의 조직에서 최고의 효율을 발휘하며, 단순한 ‘할 일 관리’를 넘어서 조직의 업무 체계를 시스템화하고자 할 때 최적의 도구가 된다. 하지만 자유도보다 안정성과 명확성을 중시하는 환경이 아니면 오히려 과잉 기능이 될 수 있다.

 

사용자 유형별 추천 - 나에게 맞는 툴은?

 
각각의 툴은 목적과 대상에 따라 ‘잘 맞는 경우’와 ‘과하거나 부족한 경우’가 있을 수 있다. 다음에서는 실제 사용자 유형을 기준으로, 세 가지 툴의 적합성을 한 비교하였다.
 

🔹 1인 크리에이터, 프리랜서

• 추천 툴: Notion
• 이유: 콘텐츠 기획, 클라이언트 정보, 일정, 문서 정리 등을 한 곳에서 처리 가능.
  개인 워크플로우 중심의 자율적 구조에 유리하다.

 

🔹 디자이너, 마케터, 스타트업 초기팀

• 추천 툴: Trello
• 이유: 시각적으로 빠르게 작업 상황을 파악하고, 짧은 반복 작업 주기에 적합하다.
  익숙하지 않은 사용자도 쉽게 진입 가능.

 

🔹 기획자, PM, 조직 내 협업 관리자

• 추천 툴: Asana
• 이유: 역할 기반 책임 분담, 일정 관리, 승인 흐름이 체계적으로 설계되어 있음.
  대규모 프로젝트를 체계화할 필요가 있는 경우 적합하다.

 

요약 

 
Notion, Trello, Asana는 모두 훌륭한 생산성 도구다. 하지만 아무리 좋은 툴이라도 나의 업무 흐름과 맞지 않으면, 오히려 비효율적일 수 있다. Notion은 정보를 통합하고 자유롭게 구조화해야 하는 개인 또는 소규모 팀에게 탁월하다. 문서, 일정, 데이터베이스를 한 공간에서 연결하고 싶다면 최고의 선택이 될 수 있다. Trello는 빠르게 협업을 시작하고, 복잡하지 않은 프로젝트를 시각적으로 관리하려는 팀에게 적합하다. 직관적이고 진입장벽이 낮은 만큼, 비기술적 조직에 특히 잘 어울린다. Asana는 일정, 책임, 승인, 의존 관계 같은 정교한 프로젝트 관리가 핵심인 중대형 팀에게 맞는 도구다. 팀원이 많고, 체계가 중요한 환경에서 가장 높은 생산성을 발휘한다. 다음은 각각의 툴을 비교하여 정리한 표이다.  
 
 

항목	Notion	Trello	Asana
핵심 구조	문서 + 데이터베이스 + 블록 기반	칸반 보드 중심의 단순한 작업 흐름	태스크 + 서브태스크 + 의존성 + 승인 흐름
주요 강점	통합 정보 관리 템플릿 자동화 높은 자유도	사용법이 매우 직관적 빠른 협업 시작 모바일 최적화	프로젝트 구조화에 강함 일정/역할/의존성 통제 고급 협업 기능
주요 한계	협업 기능 제한적 실시간 알림 약함 구조 설계 실패 시 비효율	확장성 제한 구조화된 관리 어려움 유료 기능 많음	러닝커브 존재 자유도 낮음 문서 기반 정리에 비효율
적합 사용자	1인 크리에이터, 프리랜서, 지식노동자	스타트업, 마케팅/디자인 팀	기획자, PM, 중대형 조직
지원 뷰 유형	보드, 캘린더, 갤러리, 타임라인, 테이블 등	칸반 보드, 캘린더 (Power-Up 필요)	타임라인, 리스트, 보드, 워크로드
자동화/연동	Zapier/Make 연동, 템플릿 자동화	제한적 자동화, Power-Up 기반 기능 추가	고급 자동화, 승인 트리거, 외부 툴 연동 (Slack 등)

 
 
툴을 선택할 때에는 기능을 비교하기 전에 먼저 “내가 어떤 방식으로 일하는가”에 대한 정확히 인식이 필요하다. 직관적이고 유연한 관리가 중요하다면 Notion, 팀의 속도감 있는 진행이 우선이라면 Trello, 정밀한 일정과 책임 관리가 핵심이라면 Asana가 적합하다. 
 

Notion은 자유와 통합을 원하는 개인에게,
Trello는 단순하고 빠른 협업을 원하는 팀에게,
Asana는 복잡한 구조를 통제해야 하는 조직에게 적합하다.

 
 
 

자주 묻는 질문 (FAQ)

 

Q1. Notion은 팀 협업에도 적합한가요?

A. 적합할 수 있다.
Notion은 기본적으로 개인 작업에 강점이 있지만, 소규모 팀에서는 협업 도구로도 충분히 기능한다.
페이지 공유, 멘션, 코멘트, 권한 설정 기능이 있으며, 작업 템플릿을 통해 워크플로우도 통일할 수 있다. 다만, 역할 분리나 승인 흐름 같은 고도화된 협업 기능은 Asana 쪽이 더 강하다.

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Q2. Trello와 Asana 중 어떤 것이 더 직관적인가요?

A. 초보자에게는 Trello가 더 직관적이다.
Trello는 드래그 앤 드롭 방식의 칸반 인터페이스를 제공해 사용법이 매우 단순하다. Asana는 기능이 많은 만큼 더 복잡하며, 체계적인 설정이 필요하다. 업무 경험이 적거나 빠른 온보딩이 필요한 경우엔 Trello가 유리하다.

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Q3. 프로젝트 관리에 가장 적합한 툴은 무엇인가요?

A. 프로젝트 규모와 복잡도에 따라 다르다.
단순한 할 일 목록 기반의 작업이면 Trello, 문서 중심의 정리와 회고까지 포함된 프로세스라면 Notion, 다수의 담당자와 일정 의존 관계가 얽힌 대규모 프로젝트라면 Asana가 가장 적합하다. 툴 선택은 기능보다 팀 구조와 업무 방식에 맞춰야 한다.
 
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